法务审阅合同需注意问题

公司法务的主要工作内容,可由二方面来看:

1. 管理方面

公司法务属於公司管理职务一员,帮公司处理法律问题外,还必须处理日常的行政管理工作。例如,法务部门的人员与预算编制、工作内容、工作计画、工作目标安排、公司法律知识培训、各部门规章拟定修正等等。

法务在管理上,通常只要按照公司既定的管理模式去做,一般不会有太大问题。如果想表现好点,可以在既有工作中,增添内容,例如针对各部门容易碰到的法律问题提出培训计画,或者为公司制订一个合同提出拟定流程管理计画等等。

由於管理层面问题牵涉到与其他部门之间的互动,法务也当然需要和其他部门同事培养有一定的人际关系。法务无法闭门造车,如无法和其他部门建立一定的私交人脉,对自己工作的推动上也会遭遇许多困难。

2. 法律方面

公司法务的主要工作还是在法律上,即在这篇(公司法務在做什麼)和这篇(法务审阅合同和排遣压力方法)中所提到的:审阅合同、处理诉讼案件、提供法律建议等等。

其中最具挑战性的是在审阅合同上。经由审阅一家公司的各式合同,法务不但可以完全掌握到这家公司的营运状况,也能让自己专业知识更上层楼。另外,在与厂商进行合同的谈判过程中,可以掌握到每家厂商欲利用合同达到的目的。

不知从何时开始,现在许多厂商喜欢用"交叉合同"(Crossing Contracts)方式,布下天罗地网,取得对其最有利的地位。"交叉合同"就是针对同一或多数合同标的,以二份以上的合同予以规范和界定。在"交叉合同"中,有的分主附合同,有的则不分主附;有的名称彼此互不相关,但内容约定的却是同一标的。

处理"交叉合同"问题可算是提升公司法务功力的捷径之一。

"交叉合同"的使用,可分几个阶段来看:

第一阶段,厂商会提出一份主合同,例如采购、买卖等,以确立彼此的交易关系。

第二阶段,厂商接着提出品保、委托、NDA、承诺书等等。

第三阶段,则是第二阶段的合同更细化,针对产品(如消费性电子产品、日常用品等)或原料(如塑胶、化学、钢铁等)提出更细化的合同。

除了这三个阶段之外,厂商还可能会随时提出补充协议、附件等等,做为合同附件,其效力与合同相同,或者特别约定以何种合同为主。

当法务发现厂商提出各种名目合同时,必须小心注意其各自的规范范围、时间、效力、损害赔偿条件等等;特别需注意的是我方原本不欲对方规范或触及的事项,有没有因"交叉合同"而限制住。

例如,一家营业项目有 A、B、C、D、E 五项的甲公司,只想和乙公司签订在 A、B 项上合作的合同,C、D 不包含在内,E 则因为已经和丙公司有合作而不能和乙签订。这时乙可能就 A 和 B 提出各种名目的"交叉合同",如未注意其范围则其规范效力则很可能扩及到 C、D、E 上,例如品保合同或 NDA 中出现了"甲方生产产品,不得…"的用字。若不将其范围限制到 A、B 时,则 C、D、E 都同时受该合同之规范,轻则影响到公司的营运发展,重则可能因为违反和丙公司的合同而需对乙和丙承担相应的损害赔偿责任。

法务应对之法

1. 合同追踪系统

公司法务面对当今复杂的合同谈判时,最重要的是建立起属於自己一套的合同追踪系统。按时间、厂商、合同名目、合同内容、规范范围和效力、与损害赔偿规定等,清楚的掌握到每一份合同出现的时间和内容。

这套系统方法的建立,并无一定标准,端视每一位法务自己喜好而定。

2. 掌握产业特性与合作关系

法务必须清楚自己所处公司和产业的特性,以及和厂商的合作内容范围,如此方能针对对方提出的合同进行讨论、修改、谈判。

例如,当客户提出合同是 OEM 或 ODM 合同,法务必须了解和这家厂商的主要合作内容,是纯粹做代工还是兼有设计。因为二者所关注的重点不同:OEM 需注意的是产品的瑕疵担保与权利归属等问题,再深入的则必须知道该产品或生产原料的保质或保修期等细节,例如一个保质期只有 6 个月的产品,就不能按对方要求保存 36 个月之久以便其进行品质检验;ODM 除了注意产品本身问题之外,更重要的是在知识产权归属问题,因代工设计产生的专利权、著作权等,一个不注意即可能受到损失。

3. 充实相关法律知识

最後,法务必须随时扩展自己的知识范围。例如,除了本身所学专长之外,还必须旁及各种部门法律,如劳动法、知识产权法、公司法、担保法、金融法、税法等等。

在知识产权法方面,需注意的是合同中有关知识产权的权利归属、限制、保密等范围。例如,如果合同中出现"双方合作过程中因设计产生的所有权利归属於…",即可能对方刻意的不直言专利权之归属,而是利用"外观设计"(专利类别之一)间接的将取得所有的专利权。

在商事法方面,目前大陆企业的营运,经常会成立关联企业并进行关联交易。有时因为是新设公司找不到合作厂商,或合作厂商要求必须其母公司提供担保或保证,这时牵涉到的法律除了《担保法》外,还需注意《公司法》的规定。《公司法》第 15 条和第 16 条分别规定公司不能为所投资企业做"连带保证",以及当公司为其他企业做担保时,必须取得董事会或股东大会同意。因此,若企业依《担保法》为关联企业或投资企业做担保时,需特别小心注意是否违反《公司法》规定。再者,有的厂商为避开《公司法》第 15 条规定,会要求放弃履行"先诉抗辩权",这时需注意者是如果同意放弃,则与"连带保证"毫无区别。此举是否违反《公司法》第 15 条的禁止规定,仍有相当疑问。

在劳动法方面,目前多数公司会以劳务派遣方式,避开《劳动合同法》规定。但须注意的是大陆目前采行以"事实劳动关系"认定劳动关系,其中区别"劳动关系"与"劳务关系"又不以劳资双方合同约定为准,而以双方是否有"指挥命令"关系为依据。因此现行以"劳务派遣"的用工模式,当其间发生争议进入法院时,资方常常纳闷为何明明订的是劳务派遣合约,怎麽法院判定的却是"劳动关系"。另外,再与劳务派遣公司签订合作合同时,需注意该劳务派遣公司是否符合《劳动合同法》的相关规定,例如该公司资金是否满足五十万的要求等等。

在税法方面,现行许多公司多成立境外公司,并以境外交易方式以避开税负。但是问题在於境外交易时,其设备或物料之买卖,也必须经由进出口模式进行,而不能因为设备或物料在境内,为求节省成本而在境内直接交付。否则,即很可能因为违反税法规定而受到处罚或补缴增值税。

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