法务审阅合同和排遣压力方法


公司法务每天最重要的工作之一,就是审阅合同。合同种类纷多,每种有其不同特性,审阅重点与角度也不相同。但是累积各种不同合同审阅的经验下来,可以稍微归纳出几个"看"合同的要点:

1. 形式问题

为简化、减轻法务的工作负担,当同事送来合同时,在完成收件程序前,可以先就合同的形式进行审阅。

这部分主要看的问题在:有无空白未填写之处、有无手写更改之处、有无应填写未填写之处、有无应盖章签名之处未盖章签名、有无骑缝章等等。

一般公司其他人员很少对合同做进一步的审阅,认为这属于法务的工作,所以常常是一拿到合同看也不看就转交到法务部门或人员处。所以法务的工作常常累积许多工作无法及时完成。其实在接收合同之时,先就合同形式问题作初步的审阅,当发现形式问题时,可以当场将问题提出并要求经办人补齐或退件,这样就能减少法务人员一定的工作量。

2. 实质问题

这部分问题比较复杂,需看合同性质而定,不同性质合同有不同的强调重点,例如工程合同,重视的是验收、保修、施工人员安全等条款;银行贷款合同重视的是贷款日期、利率、特别约定的担保义务等条款;劳动合同重视的是用工日期、劳工年龄、工资福利给付、解除条件等条款;设备采购合同重视的是验收保修、付款条件等条款。

虽然按合同性质有不同的强调重点,但其共同点仍不离《合同法》第12条规定内容,即:"当事人的姓名或名称与住所,标的,数量,质量,价格或报酬,履行期限、地点和方式,违约责任,解决争议的方法"。当然这些项目也会随着合同性质不同而变更,但是为避免日後发生纠纷,这些条款越能详细的规定,不管对公司还是法务工作都只有帮助。

一般法务碰到的问题,其实不是合同本身,而是合同中规定的技术条款。例如,工程或设备的验收条件,法务因为缺乏技术背景,因此对於如何验收、验收标准、合格参数等等规定都难以掌握,另外合同附件的图纸与技术文件,也不是法务所能理解者。对此,建议法务必须保持开放心态,碰到问题绝对不能故作理解,必须提出疑问,请技术部门或相关人员解释清楚。即使提出的问题在技术人员眼中极度愚蠢,但是在法务职责要求下,仍必须放下身段,不耻下问。

法务最大的困扰就是常常会遇到修改退回去的合同,同事重新送上来的竟然还是修改前的版本。对於退件再送审阅的合同,法务必须特别小心,最好重新再比对一次自己的修改版本或建议,以避免对方鱼目混珠。另外,一份合同经过反覆来回不断的修改,法务常常会忘了之前修改的内容,因此建议最好保留每一版的修改意见,以便日後比对。这种作法在面对大型公司与法务团队讨论合同时特别有用,因为这些公司常常会将时间拉长或以多份相互交叉的合同进行合同战,目的就是让合同中对其有利的条款能保留下来。

3. 人际问题

一般公司中其他员工,包括老板在内,对於律师或公司里的法务总有一种"敬畏"感,认为学法律的人掌握了一些他们完全陌生的权力之钥,而会敬而远之;另外,因为法务经常对同事送来的合同挑三检四,要求特别多,因此法务在公司中的人缘不会好到哪里。

担任法务工作这段期间下来,发现其实很多问题不在合同本身,而是公司其他人对法务的刻板印象和事先形成的心理压力。所以做好法务工作,如何处理好公司理的人际问题,也是一个很重要的关键。

公司中常常见到的一个景象,送合同来法务处的人最常见的两个态度,一种是很尊敬的将合同"奉"上,一种是很不耐烦的把合同"丢"过来。二者其实都反应了送合同之人心中一定程度的压力,外在表现象徵其面对压力的态度,前者是默默忍受,後者是情绪激动的发泄。因此如何"察言观色"也是法务必备的本事之一。有的法务为维持其神秘受人敬畏的形象,因此会保持着高高在上态度,不论对於何人,一律冷漠以对;有的法务会热心解释说明每一份合同的问题所在,只希望下次同样的问题不要再犯;有的法务会暴跳如雷的处理其工作,有的法务会八面玲珑对送合同之人嘘寒问暖的问候。尽管态度不同,都不能让他人削减一分对法务的心理压力。

法务如何处理好其人际问题,需视对象而定。对於法律同业(律师或其他公司法务),可能要以专业态度相互讨论出彼此可以接受的解决方案;对於主管,可能要兼以专业和平浅的说明分析,并提供解决方案以供决定;对於持"尊敬"态度的同事,可能要耐心说明解释问题所在;对於情绪激动的同事,可能要将自己想法与要求坚持下去。

最後,法务也必须懂得排遣自己的压力。因为一家公司中真正懂法律的人不多,平时能用相同语言沟通交往的同事也不多,特别是当自己专业法律风险分析建议又为公司领导人员拒绝时,日积月累下来,也是一股很大的工作压力。处理不好,会变得越来越孤傲不群,对自己工作毫无助益。

法务排遣压力方法,首先是自己要抱着开放心态,千万别眼高一切,公司中每位同事都有自己专长事项,懂法律只是对这方面知道的多一点而已,不代表高人一等;其次,要多与其他同事交际来往,很多事情都是看在彼此交情就可以圆满达成,不需要弄到紧张对峙局面;最重要的还是语言用字上,讲话委婉间接并不是委曲求全或示好於人,而是给彼此留些缓冲空间与交涉馀地,例如,指出他人错误前,在发出正式文书前可以先以电话口头沟通了解原委,然後才以正式信件或发文通知对方,最後再以否定或质问表明问题核心所在,并呈主管核示。

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